ちょっとの工夫で仕事がぐんぐんはかどるビジネスメール術―仕事ができる人がやっている43のルール

「メールの書き方」についての本の紹介です。平野友朗さん著のちょっとの工夫で仕事がぐんぐんはかどるビジネスメール術―仕事ができる人がやっている43のルールです。読書コミュニティ「本が好き」より献本を頂きました。感謝します。

この本を一言でまとめると、【仕事ができるやつに近づくメールマナー】です。新社会人を始め、今までビジネスメールの書き方を見直したことがない方にも発見が多々あることでしょう。

新しいことを身につけるのは、何事も大変です。しかし、はじめにしっかりした基本を身につけることで、あとが楽になります。私は今まで仕事でメールをほとんど扱ってきませんでした。先月、転職して少しずつ仕事でメールをする機会が増える見通しです。この本でメールの基本を身につけます。

では、本書の教えをまとめます。

・メールは諸刃の剣
・メールの極意は相手に合わせること
・コミュニケーションは適材適所
・メールで「確認」「タスク管理」
・社用メールは”会社のもの”
・いいメールとは、「読みやすく」「返しやすい」メール
・差出人は「会社名＋氏名」


・メールは諸刃の剣
メールには、メリットとデメリットの両面があります。例えば、文章として残ること。これはメリットでもあり、デメリットにもなります。後で確認できたり参考にしたりできる点で優れています。一方、間違えなども残ってしまいます。また、「機械的」「冷たい」という印象を持たれる可能性があるというデメリットもあります。

・メールの極意は相手に合わせること
初対面の人と、気心しれているお得意様と同じ文面だったらおかしいですよね？型を知りつつ、相手に合わせてることがメールの極意だそうです。

・コミュニケーションは適材適所
コミュニケーションの手段としてメールの他に、ＦＡＸ、手紙（文章）、電話、面会があります。後ろの手段ほど一般的に手間がかかります。コミュニケーションの目的、状況によって最適な手段を選びましょう。

・メールで「確認」「タスク管理」
金額やスケジュールを情報共有のために、自分を含め関係者にメールを送り、メールを確認ツールにすることができます。また、受信メールを作業別や相手別に振り分けることで、タスク管理を行うこともできます。

・社用メールは”会社のもの”
社用メールには、会社に閲覧権・監視権があるそうです。また、メールは裁判で証拠として採用されるものだそうです。

・いいメールとは「読みやすく」「返しやすいメール」
件名がわかりやすい。返信の際は、もとの件名にREとつけてあとはいじらない。文章は短く、簡潔に書く。改行を適度に入れ、すっきり見える。日時や場所などの情報が具体的である。読んだ相手がどうすればいいか明確である。

・差し出し人は「会社名＋氏名」
一番最初に目に入る部分、差出人名を設定しましょう。メールアカウント設定で、変更できるそうです。「会社名＋氏名」にすることで、ひと目でわかるようになります。なお、「株式会社」「有限会社」は省略していいそうです。また、会社の設定で差出人を入れられない場合はメールの件名の末尾に「会社名＋氏名」を入れましょう。


本書の3分の1は、メール文例集です。文面だけでなく、そのケースでの考え方が紹介されています。この考え方を参考にすることで、自分のメールにうまく応用できると思います。全部で29ケースも載っています。

最後になりますが、メール上手になることで仕事がはかどるようになります。メールのやり取りの回数が減り、書く時間が短くなり、さらには相手に好感を抱かせることができます。この本はあなたの変化の一助になるかもしれません。

ちょっとの工夫で仕事がぐんぐんはかどるビジネスメール術―仕事ができる人がやっている43のルール

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